Nell’attuale crisi di mercato, una sola figura professionale è ricercata come non mai: il funzionario commerciale. Sfogliate un qualsiasi quotidiano e vedrete decine di annunci che promettono lauti guadagni e carriere folgoranti. Molti giovani iniziano la nuova attività. Vengono assegnati loro obiettivi irraggiungibili con una preparazione di qualche ora. Molti, pur bravi, laureati, pieni di buona volontà, falliscono ed entrano in crisi depressiva. Vi siete mai chiesti come mai nel settore commerciale vi è un turnover come mai è stato?. E’ indubbio che la figura commerciale ha assunto una rilevante importanza nel momento in cui c’è bisogno di acquisire nuovi clienti ed aumentare ( o almeno non diminuire troppo) il proprio business. Molti imprenditori che ora si aspettano risultati miracolosi hanno dimenticato per troppo tempo che la professione commerciale è importante anzi di più delle altre e quindi richiede: preparazione, metodo, strumenti lavoro e gioco di squadra.
Quando si dice che le aziende non hanno fatto spesso investimenti produttivi pensando al futuro, credo che l’attività
Questo è il primo di alcuni articoli nei quali esamineremo: strumenti, metodologie, suggerimenti per svolgere al meglio l’attività commerciale. Rimanga sempre impresso che l’obiettivo più importante ed unico per ogni funzionario commerciale è: firmare nuovi contratti ed acquisire nuovi clienti , il resto è ‘’pula’’ ( come si dice in Romagna).
Quando si dice che le aziende non hanno fatto spesso investimenti produttivi pensando al futuro, credo che l’attività commerciale rientri proprio fra questi.
Il portafoglio trattative
Ogni azienda ed ogni funzionario commerciale hanno necessità di conoscere in ogni momento ed in tempo reale l’attività commerciale svolta fino a quel momento , i risultati ottenuti e le previsioni per futuro prossimo. In mancanza di queste informazioni ‘’ oggettive’’ ed ‘’ incontestabili’’ tutto diventa vago, incomprensibile e vince la soggettività ed il dato indicativo che sono l’esatto contrario di una corretta gestione aziendale.
Il portafoglio trattative è uno strumento e nello stesso tempo un metodo per seguire, gestire le trattative. Se ben utilizzato permette alle aziende di prevedere il futuro con largo anticipo oltre che fotografare il presente. Conoscere le cose in tempo significa potere correggere e rivedere le strategie ma soprattutto non perseverare nell’errore.
Cos’è la trattativa
Ogni volta che un commerciale ha rapporti con il cliente , si dice che gestisce ‘’ una trattativa’’.
La trattativa per un commerciale/cliente può avere i seguenti stati :
- Contatto telefonico
- Incontro
- Formulazione offerta
- Riformulazione offerta
- Firma contratto
- Fine della trattativa senza firma contratto
- Ecc.
Ogni stato porta necessariamente correlate alcune informazioni che servono per capire come sono stanno le cose :
- Nome commerciale
- Nome cliente
- Si tratta di un nuovo cliente
- Data dell’evento
- Data del prossimo evento
- Data dell’offerta o sua revisione
- Probabilità di successo dell’offerta ( bassa, medi, Alta)
- Data probabile firma del contratto
- Firma del contratto
- Ecc.
Dove risiedono i dati della trattativa ( o Portafoglio trattative)
Tutti i dati delle trattative ( che ogni commerciale aggiorna ogni volta che si verifica un evento) risiedono in una banca dati semplice o complessa ( gestita con Word, Excell, Access, Programmi molto sofisticati che esistono sul mercato e molto costosi)
Quali risultati si ottengono dal Portafoglio trattative
(ed in qualsiasi momento da tutti coloro che sono autorizzati: il singolo commerciale, il Direttore Commerciale, l’Amministratore delegato)
Per esempio al 30/11/2013 posso vedere in modo sintetico/dettagliato
(per un solo commerciale/cliente, per tutti i clienti di ogni commerciale , per tutti i clienti di tutti i commerciali)
- L’insieme dei contratti firmati alla data ed il relativo importo in euro totale
- L’insieme delle trattative terminate ( negativamente ) senza la firma del contratto.
- Tutte le offerte in essere ( che non si sono ancora concluse positivamente o negativamente) ed il loro importo in Euro.
- L’insieme delle offerte in euro che hanno probabilità ALTA di successo ed entro quale data
- L’insieme di tutti i contatti commerciali.
- ecc
Quali considerazioni si fanno in azienda sui risultati ottenuti dal portafoglio trattative.
- Si verifica se i contratti firmati sono in linea con le previsioni. Se no, si adottano strategie correttive.
- Si verifica quanti contratti saranno probabilmente firmati in futuro (per esempio prossimi tre mesi) considerando solo quelli con probabilità di successo ALTA. Se sono molti (o se l’importo è alto) ciò significa che indipendentemente dai risultati ad oggi, vedo un futuro roseo. Se sono pochi significa che il futuro è fosco quindi si devono adottare strategie per correggere la rotta ( creare nuove opportunità).
- Si misura l’attività di ogni singolo commerciale in modo oggettivo ( quanti clienti, quanti contatti/incontri). È importante perché potrebbe capitare che il commerciale ha lavorato come un dannato ma la zona geografica e il tipo di prospects assegnato, non erano le migliori. Ancora una volta si ragiona per raddrizzare la barca/azienda perché ci si accorge in tempo (ma molto in tempo) se affonda.
Per ottenere tutti questi risultati , qualcuno deve registrare gli eventi, chi?
Chi inserisce le informazioni ( in modo molto veloce se il programma è efficiente ) è il commerciale. E’ un lavoro prezioso a fronte delle informazioni preziose a disposizione dell’intera azienda
Nota curiosa: ho verificato personalmente che in alcune piccole aziende romagnole non esiste la gestione del portafoglio trattative. Ho anche riscontrato che alcune aziende hanno acquistato programmi costosissimi per gestire il portafoglio trattative, hanno buttato un sacco di soldi dalla finestra perché non lo hanno mai utilizzato o solo molto parzialmente. Vale il vecchio detto: non comprare la frusta prima del cavallo.
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