L’offerta commerciale – Le aziende romagnole e il funzionario commerciale (pt.4)

Nell’attuale crisi di mercato, una sola figura professionale è ricercata come non mai: il funzionario commerciale. Sfogliate un qualsiasi quotidiano e vedrete decine di annunci che promettono lauti guadagni e carriere folgoranti. Molti giovani iniziano la nuova attività. Vengono assegnati loro obiettivi irraggiungibili con una preparazione di qualche ora. Molti, pur bravi, laureati, pieni di buona volontà, falliscono ed entrano in crisi depressiva. Vi siete mai chiesti come mai nel settore commerciale vi è un turnover come mai è stato?. Molti imprenditori che ora si aspettano risultati miracolosi hanno dimenticato per troppo tempo che la professione commerciale è importante anzi di più delle altre e quindi richiede: preparazione, metodo, strumenti di lavoro e gioco di squadra.

Quando si dice che le aziende non hanno fatto investimenti produttivi pensando al futuro, credo che l’attività commerciale rientri proprio fra questi. Essendo le strutture commerciali delle piccole aziende romagnole spesso scarse e non performanti, vi siete mai chiesti dov’è andato a finire e dove finisce il fiume di soldi ( Europeo, Statale, Regionale) che ha finanziato la formazione commerciale? Molto semplice, è andato ad ingrassare le società di formazione e di consulenza e quello che è rimasto alle aziende è servito di fatto ad una riduzione di tasse e basta. Di seguito una serie di semplici lezioni che sono suggerimenti per i funzionari commerciali.

Lezione commerciale n. 4 L’OFFERTA COMMERCIALE

• Prima o poi (meglio prima se non si vuole cambiare mestiere) il funzionario commerciale formula un’offerta da presentare al cliente.

• Ricordate che l’offerta è lo specchio della vostra professionalità. Chi la legge si fa un’opinione di voi prima della trattativa.

• Una buona offerta indica già le linee della trattativa.

• Il mondo è pieno di offerte incomprensibili, che mescolano le cose , che ‘ non si capisce niente’’.

• Io mi rifiuto di prendere in considerazione un’offerta che non dica chiaramente cosa propone, quando e a che prezzo.

• Se la vostra azienda non ha uno standard di offerta (in Romagna purtroppo è una cosa molto frequente), create voi lo standard (da personalizzare di volta in volta).

• Un’offerta deve essere semplice, breve, lineare e comprensibile in 5 minuti. A volte vi chiedete: “come mai?”. La mia soluzione era piaciuta, sui prezzi eravamo vicini, poi invio l’offerta ed il cliente non si fa sentire e prende tempo? Avete semplicemente sbagliato l’offerta.

• Un’offerta si compone sempre (dico sempre) di 4 parti brevi. Eventuali capitolati, precisazioni, condizioni tecniche vanno richiamate ma allegate ( assolutamente) a parte.

• Prima parte. E’ la prima pagina ed è brevissima. Contiene il destinatario, la data, il protocollo, l’oggetto, una frase di circostanza, l’elenco dei vari allegati, la vostra firma e reperibilità.

• Il destinatario è obbligatoriamente uno solo ed è quello che vi è stato indicato negli incontri precedenti. Mettere più destinatari è offensivo per chi la riceve (a meno che non sia stato esplicitamente richiesto, in questo caso si cita chi l’ha richiesto nella parte 2).

• Seconda parte. Al massimo una paginetta, scritta per punti e con capitoli ben separati ed intitolata ‘’Premessa’’. Non è sempre indispensabile ma è bene fare riferimento ai precedenti incontri (con chi, quando , dove). È bene riportare i pareri positivi che gli interlocutori del cliente hanno precedentemente espresso. Sappiate che a volte l’offerta viene letta ed esaminata dal decisore del cliente che magari avete incontrato una sola volta e che al suo interno non è stato informato adeguatamente dai suoi collaboratori (succede quasi sempre) e quindi la ‘’premessa’’ gli alza le antenne e si informa dai suoi collaboratori.

• Terza parte. Al massimo un paio di pagine (nei casi più complessi) ed il titolo è ‘’Oggetto della fornitura’’. Vengono elencati sinteticamente ( una riga) gli elementi oggetto della fornitura magari numerati e rintracciabili quindi facilmente. Non vengono messi i prezzi.

• Quante volte ho visto mescolare i prezzi con gli elementi della fornitura e con le note esplicative. Un buon cliente vi straccia l’offerta sotto gli occhi.

• Quarta parte. E’ una pagina che evidenzia i prezzi di ogni elemento fornito ed il titolo può essere: ‘’importi della fornitura’’. Magari fate una semplice tabella richiamando gli oggetti numerati della fornitura.

• Non fate la somma degli importi, sareste ridicoli. Il cliente sa benissimo fare le somme. Inoltre potreste sommare pere con le mele (per esempio un importo ‘’una tantum’’ con un ‘’canone di manutenzione’’).

• Non specificate che si tratta di euro. E’ implicito, cosa pensate che il cliente pensi ai dobloni?

• Sempre nella parte quarta (che può avere anche due pagine) scrivete le ‘’Condizioni della fornitura’’: validità dell’offerta, consegna, fatturazione, pagamenti ecc…

• Non scrivete mai (salvo rarissime occasioni): sono esclusi : ecc… Non si vede perché dobbiamo dare rilevanza a ciò che è escluso. E’ implicito che forniamo solo ciò che è descritto.

• Non evidenziate mai usando caratteri speciali o il grassetto cose a casaccio. Finite per dare importanza a cose secondarie e manifestate la vostra incapacità.

• Non si capisce perché i prezzi spesso sono evidenziati. Cosa avete paura che il cliente non li veda? Oppure avete la coda di paglia e trasmettete il messaggio:’’ostrichina come sono caro!’’.Non dimenticate mai di mettere alla fine della quarta parte una riga che riporta il numero e data protocollo iniziali con la dicitura: firma, data e timbro per accettazione. In questo modo quando farete la trattativa quella firma trasforma di fatto l’offerta in contratto.

• Non dimenticate mai che oltre all’offerta che va inviata al cliente, va elaborato come documento interno anche il ‘’Conto economico di offerta’’ senza il quale non si capisce come siate in grado di condurre una trattativa a meno che non vi comportiate come vostro nonno quando vendeva i carciofi al mercato. Ma di questo e della trattativa parleremo nelle prossime lezioni.

• Chi volesse saperne di più (mi faccio un pochino di pubblicità) può ritrovare diversi schemi ed esempi concreti di offerta nel mio libro: ‘’ Vendere è come farsi la barba, se non lo fai tutti i giorni diventi un barbone’’

• Prossima lezione: La trattativa

Argomenti delle prossime lezioni:

• La trattativa

• Le diverse tipologie di clienti che possiamo incontrare

• Come formulare un’offerta

• Come condurre una trattativa

• Come mettere al sicuro un contratto

• Come elaborare un budget commerciale

• Meglio un uovo oggi o una gallina domani.

• Come gestire il proprio tempo che è la risorsa più preziosa

• Come pianificare una campagna commerciale

• Ecc…

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